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Vous êtes à la direction d’un organisme communautaire. De nombreuses invitations de tables de concertation vous sont acheminées. Vous savez que les rencontres de concertation sont des occasions pour demeurer informés des services offert dans la communauté, de faire connaître votre organisme, de faire des contacts et souvent même obtenir des budgets pour réaliser des projets.
Par contre, les membres de votre équipe et vous siégez déjà sur plusieurs comités et tables de concertation et manquez de temps pour bien répondre aux besoins de votre clientèle. Dans ces moments, vous avez quelques fois l’impression de perdre votre temps dans les rencontres de comités.
Comment donc choisir vos lieux de concertation? Nous vous proposons une réflexion simple, en quatre étapes, qui vous aiderons à faire un choix éclairé.
Étape 1 : Établir vos besoins et vos attentes face à la concertation
La concertation est un outil de développement des communautés, elle doit être utilisée pour apporter des réponses aux besoins de la population, donc de votre clientèle. La concertation a besoin de votre présence, de votre expertise du territoire et de vos idées pour avancer plus loin. Votre organisation doit donc établir pourquoi elle veut se concerter et ce qu’elle attend de sa participation. Exemple de questions de réflexion à faire avec votre équipe et votre conseil d’administration :
- À quels besoins la concertation répond-elle?
- Quels bénéfices mon organisme veut tirer da sa participation à la concertation?
- Quelles sont les retombées attendues?
Voici des exemples pour vouloir se concerter :
- Faire connaître mon organisation
- Mieux connaître les ressources du milieu
- Connaître les partenaires et se réseauter
- Avoir accès à différentes expertises et formations des autres organisations
- Faire des contacts
- Participer aux décisions et à la définition des enjeux
- Participer à des projets concertés
- Obtenir un budget pour des projets
- Partager mon expertise
Étape 2 : Connaître les lieux de concertation
Pour choisir les lieux de concertation, une organisation doit avoir une connaissance globale de l’ensemble des lieux de concertation, afin de ne pas prendre des décisions « à la pièce ». Il n’est pas possible ni même nécessaire d’être partout! Il faut se donner des critères pour guider nos choix, par exemple :
- Avantages et gains à participer à cette concertation
- Désavantages à ne pas participer à cette concertation
- Attentes de la concertation par rapport à votre organisation
- Liens entres les objectifs de la concertation et ceux de votre organisation
- Horaire des rencontres
- Hiérarchie de la concertation
- Modèle de la concertation
Il faut ensuite établir un plan de la participation de votre organisation à la concertation, répartir les lieux de concertation au sein des employés (selon les besoins, les dossiers, le temps disponible) et réviser annuellement la participation aux lieux de concertation.
Étape 3 : Déléguer les bons représentants dans les lieux de concertation
Une mauvaise délégation peut engendrer plusieurs problématiques : compréhension insuffisante des enjeux, impossibilité de participer aux décisions, manque de communication, etc. Votre organisation doit donc déléguer la bonne personne à la bonne place avec les bons outils. Il est donc nécessaire de bien connaître le lieu de la concertation (étape 2).
Afin de soutenir votre réflexion, voici des aspects à considérer dans vos choix de délégués.
Est-ce que le représentant :
- a les compétences et l’intérêt à participer à cette concertation?
- a la disponibilité pour participer activement à cette concertation?
- a les outils adéquats pour y participer et ensuite reléguer les informations pertinentes à son organisation?
- peut prendre des décisions au nom de son organisation?
- connait son mandat au sein de la concertation?
- les attentes de son organisation à l’égard de la concertation?
Quand cela est possible, l’organisation devrait déléguer les lieux de concertation à plus d’une personne. Les liens deviennent une responsabilité partagée, non plus seulement sur les épaules de la direction par exemple. Il sera peut-être aussi nécessaire que votre organisation se questionne sur leurs pratiques en matière de délégation, par exemple pour éviter les initiatives personnelles ou assurer la cohérence au sein de l’organisme.
Étape 4 : Établir des mécanismes de suivis et partage de l’information au sein de l’organisation
Le suivi de la participation aux différents lieux de concertation est essentiel, non seulement pour en faire l’évaluation annuellement, mais pour faire circuler l’information, quels sont les projets en cours, connaître les autres ressources du milieu, partager les contacts, les outils, etc.
De nombreux moyens de suivis sont disponibles, courriels, bulletin d’information, dossiers papiers ou informatiques disponibles, points statutaires lors des rencontres de conseil d’administration et d’équipe. L’important est d’évaluer le niveau de suivis que demande la concertation et de trouver le moyen le plus efficace pour faire circuler l’information et la conserver pour l’évaluation annuelle.
Préparé par la Table de concertation communautaire Mirabelloise, novembre 2019
Inspiré par les documents de la Concertation les Moulins.
